日本語オンラインスクール > 代表者コラム >
【今日から使える！】外国人社員とのコミュニケーションのポイント
2025年9月9日 公開
日本では労働不足やグローバル化の推進に伴い、年々外国人社員の採用が増加しています。
「外国人社員を迎えたいけど、コミュニケーションが心配」「職場にいる外国人社員とどうやって会話したらいいかわからない」といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
本記事では今日から使える外国人社員とのコミュニケーションのポイントについて詳しく解説します。
外国人社員とコミュニケーションが取れていますか？
外国人社員を採用したものの、指示を理解しているかわからなかったり、会話が続かないという場面もあるでしょう。
本章では外国人社員とうまくコミュニケーションが取れない理由とそれによって起こる問題について解説します。
コミュニケーションが取れない理由
外国人社員自身の性格や出身国にもよりますが、コミュニケーションが取れない主な理由は以下の3つが挙げられます。
- 外国人社員の日本語レベルがそれほど高くないため
- 日本人社員が外国人社員の日本語レベルや文化を理解していないため
- 外国人社員は日本人社員の曖昧な表現が理解できないため
日本人社員が当たり前のように使っている単語や表現でも、外国人社員には難しく感じてしまうことがあります。
コミュニケーションが取れないと起こる問題
コミュニケーションがうまく取れないと、以下のような問題が起こります。
- ミスが起こる
- 予期しない行動に出る
- 重要な仕事を任せられない
上記のような問題は仕事が円滑に進まないだけでなく、せっかく採用された外国人社員の能力が活かされないなどの問題を併発させます。
外国人社員とのコミュニケーションのポイント
本章では外国人社員とコミュニケーションを取るための5つのポイントについて詳しく解説します。
- 短い文でゆっくり話す
- 「です」「ます」で話す
- 指示は具体的にする
- 確認の仕方を工夫する
- 非言語コミュニケーションを意識する
具体的にみていきましょう。
短い文でゆっくり話す
日本語のレベルを問わず、外国人社員にとって日本語は「外国語」です。聞き取りが難しくないよう、端的にゆっくり話すことを心がけましょう。
例えば、指示を出す際は、「○○をします。そして、▲▲をします。▲▲が終わったら、□□をします」のような形を意識します。
1つの文章を短くするだけでも、外国人社員の理解度は大きく変わります。
「です」「ます」で話す
確実に伝えたいことは「です」「ます」で伝えるのがベターです。
外国人が教育機関で日本語を学習する際、「です」「ます」の形で学習することが多い傾向にあります。
そのため、「～する」「～して」の形より「です」「ます」のほうが外国人社員には馴染みがあり、理解しやすいです。
指示は具体的にする
日付や数を具体的に伝えるのはもちろん、順序がある作業は、最初から最後まで順序通りに説明しましょう。
日本人社員には最初と最後だけ説明したら理解できる作業でも、外国人社員には理解できないケースもあります。その場合、外国人社員は自分の想像だけで作業を進めてしまい、失敗するリスクが高まります。
以下の点に注意して指示を出すと、外国人社員は理解しやすいです。
- 明確に指示を出す
- 簡単な言葉（「説明書」ではなく「説明の紙」など）を使う
- 「ざっと見ておいて」「サッと済ませて」などの擬態語・擬音語の使用を避ける
- 詳細を伝える
- 作業の終わりはどこなのかを伝える
難しい内容を伝える場合や指示が長くなってしまう時は、一呼吸おいてもう一度同じことを話すのも効果的です。
確認の仕方を工夫する
外国人社員には「わかりましたか？」と聞くのではなく、復唱してもらうと本当に理解しているか確認ができます。
「わかりましたか？」と聞くと、「わかっていないことは恥ずかしいことだ」と考えて、わかっていなくても「わかりました」と答える外国人もいます。
それを避けるため、「では、いつまでに○○をしますか」「この後、何をしますか」と、具体的な質問をして復唱する形で答えてもらうと良いでしょう。
非言語コミュニケーションを意識する
非言語コミュニケーションとは、身振り手振りや表情、声のトーンやイントネーションなど、言語によらないコミュニケーションの方法を指します。
外国人社員にしてほしい動きを実際にやりながら説明をしたり、イラストを見せながら話したりすることで外国人社員の理解度はぐっと上がります。
日本人同士の会話でも非言語コミュニケーションを行うこともありますが、外国人社員には日常で行っているよりも少しオーバーにしてみると、会話が円滑に進みやすいです。
日本人社員ができること
具体的な指示や話し方ももちろん重要ですが、外国人社員とコミュニケーションを取る上で、日本人側の心構えも重要です。
本章では、外国人社員と一緒に働く日本人社員ができることについて解説します。
意識すべき点は以下の3点です。
- 聞く姿勢を見せる
- 文化の違いを理解する
- 他愛もないことを話して信頼関係を作る
具体的にみていきましょう。
聞く姿勢を見せる
相手が日本人でも、外国人でも、聞く姿勢を見せることが大切なのには変わりありません。
外国人社員が話す際、話し方がゆっくりだったり、何が言いたいのかわかりにくいこともあります。
それに対して「面倒だ」という態度をとると、外国人社員は日本人社員とコミュニケーションに自信がなくなります。
外国人社員の日本語レベルによっては多少辛抱強さが必要になりますが、「あなたの言いたいことをちゃんと聞くよ」という態度で話を聞くと、外国人社員も「報連相」がしやすくなり、不要なミスやトラブルを減らせます。
文化の違いを理解する
外国人社員と働く場合、「そういった文化の中で生きてきたのか」と、まずは理解することが大切です。
宗教によってはお祈りの時間や断食の期間があったり、出身国の国民性によっては約束の時間に遅れても気にしない場合もあります。
まずは外国人社員の出身国や宗教について理解することで、外国人社員の行動が理解しやすくなり、必要に応じて会社のルールや日本でのマナーを教えることも可能です。
また、日本人社員に向けて異文化理解の研修を実施すると、外国人社員への理解も容易になるでしょう。
他愛もないことを話して信頼関係を作る
国や文化が違っても、「人」は「人」です。他愛もない話でコミュニケーションが取りやすくなるのは、国籍や日本語のレベルは関係ありません。
仕事上の会話だけでなく、空いた時間に家族の話や趣味の話などをして、お互いのことを知ると、仕事の話もしやすくなります。
普段から「人」と「人」としてのコミュニケーションを取る意識を持って、外国人社員と接することが信頼関係を築くカギと言えるでしょう。
まとめ：外国人社員とのコミュニケーションはシンプルで具体的な対話を意識しよう
外国人と関わる機会が今までなかった日本人社員の方は外国人社員とのコミュニケーションに戸惑うことも多いでしょう。
しかし、まずは違いを受け入れて、目の前の外国人社員に寄り添い、シンプル且つ具体的な日本語で話すことが、お互いが気持ちよく仕事ができる一歩です。
適切なコミュニケーションで相互に気持ちよく仕事ができる環境を目指しましょう。