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企業がビジネス日本語研修を導入するときの14のチェックリスト

2023年11月23日 公開

近年、外国人雇用が進んでいる中、外国人従業員へのビジネス日本語教育に関しても需要が高まってきています。今回の記事では、外部の日本語教育会社にビジネス日本語研修を依頼する場合、企業として知っておくべき大事なことをお伝えします。

この記事を読めば、日本語研修を外部に依頼する際の要点を理解することができます。本気で外国人従業員へのビジネス日本語能力を上げたいと考えている企業の担当の方にとって、少しでもお役に立てれば幸いです。

早速ですが、社内でビジネス日本語研修を導入するにあたっての流れについて説明していきます。日本語研修を導入する企業の研修担当者がやるべきことを14項目のチェックリストに分けて説明をしていきます。

研修前の準備事項について

14のチェックリストのうち、まずは「準備段階」にあたる1～4について見ていきましょう。

【1】社内での研修担当者を決める
【2】研修担当者と現場の上司とによる、研修目標の設定
【3】研修を受ける外国人従業員との面談
【4】研修期間の検討

【1】社内での研修担当者を決める

最初に注意しておくべきことですが、「外国人従業員のフォローはAさんが担当しているから、日本語研修もAさん担当に」という状況を社内で作らないようにしましょう。

これはなぜかというと、特に外国人雇用に不慣れな企業の場合、専任の担当者を決めず、なんとなく外国人従業員に日本語研修を導入すると、思った以上にうまくいかないケースが多いからです。せっかく予算を準備して外国人従業員にビジネス日本語研修を実施しているのに、外国人従業員の研修参加率が悪かったり、研修を受けても殆どビジネス日本語力が身に付かないなど悪い結果につながるのは絶対に避けたいことです。

これから次々と入社する外国人従業員を組織として戦力化するためには、こういった悪い結果にならないよう、外国人のビジネス日本語力向上の課題に取り組む研修担当者を社内で明確にして、役割と責任を与えることが極めて重要です。

外国人従業員の日本語研修に関する担当者を明確に定め、その責任の範囲を明確にし、業務内容を会社全体として把握することは、研修担当者を孤立させないことにもつながります。特に会社全体に占める外国人従業員の割合がとても低い企業の場合、外国人スタッフだけではなく、担当者も孤立しがちだからです。担当者の苦しみや悩みを会社全体が共有することにより、その担当者にだけ責任を押し付けることなく、よりよい解決方法を複数の担当者で検討できるようになります。

【2】研修担当者と現場の上司とによる、研修目標の設定

ビジネス日本語研修の担当者を明確にし、孤立させないようにすることには、他の目的もあります。それは、日本語研修のゴール設定を、この担当者一人に決定させないという目的です。具体的には、研修担当者と外国人従業員の直属の上司とで、日本語研修の目標を設定することが好ましいです。ここでいう「研修の目標」は、そのあと外部の日本語教育機関と話し合うための、大まかな目標でも大丈夫です。できるだけ、企業としてどんなビジネス日本語力を身につけさせたいのか、明瞭にすることが大事です。

【3】研修を受ける外国人従業員との面談

外国人従業員の上司との研修ゴールの共有が済んだ後、外国人従業員本人へ研修の目的を説明する場を直接設けましょう。研修に参加するのはあくまで外国人従業員であるため、彼らへの事前説明なしに研修を開始することは避けてください。異文化マネジメントにおいて、特に「うちの会社はこういう決まりだから」は厳禁です。

外国人従業員によっては、ビジネス日本語研修が必要ないと考えている可能性もあれば、研修よりも今抱えている業務に集中したいと考える人も存在します。そういった人たちに対して、なぜ今、ビジネス日本語研修が必要なのかを事前に説明する必要があるのです。

特にここは日本語研修に対する本人のモチベーションに大きく関わる項目ですので、社内で慎重に準備して進めることをおすすめします。

【4】研修期間の検討

【1】から【3】までの大切な手続きを踏んだ上で、研修の「実施時期」と「時間帯」を検討していきます。

研修実施期間と繁忙期は極力重ならないほうがよいということは誰しもが納得いただけるかと思いますが、企業側での判断が分かれるのが、研修実施の時間帯です。勤務時間内での実施とする企業も多いですし、勤務時間外に設定する企業もあります。または、３時間のうち２時間を勤務時間内、残り１時間を残業として勤務時間外に設定する企業もあるなど、その考え方は企業によって異なります。いずれにせよ、これも研修担当者が主体的判断したり、他部署と交渉をする調整業務になります。

日本語研修機関の選定

次に、日本語研修機関の選定や見積もり等について説明します。

【5】到達目標の相談と、コースデザインの依頼
【6】見積もりを依頼した日本語研修機関の実績や適性の確認
【7】レッスン形態の決定

【5】到達目標の相談と、コースデザインの依頼

準備段階を終えた後、ビジネス日本語研修を依頼する複数の日本語教育機関に見積もりの連絡をすることになります。

見積もりにあたって、まずはどのような目標のために日本語研修を実施したいのか、各日本語教育機関に伝えます。その上で、その目標達成のために必要なビジネス日本語の研修内容、教材、研修期間、担当教師などを日本語教育機関に検討してもらい、複数の日本語教育機関に見込み金額の見積もりを依頼することになります。

【6】見積もりを依頼した日本語研修機関の実績や適性の確認

注意点として依頼先の日本語教育機関がビジネス向けの日本語研修の実績があるかどうか、そしてビジネス向けのカリキュラムがあるかどうかの確認が必須です。働く外国人向けではなく、留学生への基礎的な日本語教育にしか実績のない教育機関や、コースデザインを担う教務責任者、また講師の質が低い教育機関、営業とコースデザインの連携が取れていない教育機関などは、研修目標の実現が難しい場合がありますので留意しておきましょう。

【7】レッスン形態の決定

レッスン形態の決定が必要になります。以下、研修形態について説明します。

まず学習場所です。１対１のプライベートレッスンを、勤務時間外にその外国人従業員の職場で実施する企業もあれば、集合研修を自社内で実施することもあります。あるいは、外国人スタッフが日本語教育機関に通う形も珍しくありません。また、ここ3,4年ではオンラインでの日本語研修レッスンも増えてきています。

研修の実施形態も大事な検討項目です。直接会って実施する対面研修なのか、オンライン研修なのか、決めなければいけませんし、同じオンライン研修でも、指定の時間に限って特定の日本語教師から教育研修を受け、双方向のやりとりや質問対応が可能なライブ型レッスンもあれば、一方的に録画を視聴するだけの非ライブ型のオンライン研修もあります。それぞれメリットとデメリットもあるので、ふさわしい選択肢を検討してください。

また、研修期間が数ヶ月から１年ということになると、ほぼ必ず発生するのが研修の欠席とその対応です。毎週何曜日の何時から何時まで、という形で日程が原則的に変動しない、固定型の研修か、参加者のスケジュールによってフレキシブルに変更ができるレッスンが良いのかなどは自社にとって望ましい形態を検討するとよいでしょう。

研修の委託先決定後について

研修を依頼する日本語教育機関が決まったら、次のステップに進みます。 この段階では３つの項目を確認しましょう。

【8】研修前のレベルチェック依頼（評価）
【9】（自社内で実施する場合）学習場所の環境整
【10】研修受講予定者と現場上司との三者面談

【8】研修前のレベルチェック依頼

研修前の外国人従業員への日本語力のレベルチェックはとても重要です。

この実施方法は研修内容により様々ですが、ビジネスコミュニケーション研修などであれば、事前にしっかりと時間をとって、一人ずつビジネス場面のやりとりをし、それを録音しておいて、評価項目ごとに日本語スキルを評価する場合もあります。

またビジネスメールなど文章作成の研修などでは、実際に外国人従業員にメールを書いてもらい、どこが課題なのかを分析します。日本語研修というのは、日本語能力の「現状」と「目標」のギャップを埋めていく作業です。「現状」を正しく認識してもらうために出せる情報はできるだけ共有しましょう。

【9】（自社内で実施する場合）学習場所の環境整備

自社内でビジネス日本語研修を実施する場合は、学習する場所を確定させます。ホワイトボードなどの備品が必要かどうか日本語研修の事業者に事前に確認をすると良いでしょう。また社内には、「毎週月曜日の17時～18時は、第5会議室を日本語研修で使います」といったように事前に周知しておくことで、社内での協力もスムーズに得られます。

【10】研修受講予定者と現場上司との三者面談

そして最後に重要なことが、外国人の研修予定者との再度の面談になります。研修受講者との面談は、ビジネス日本語研修を成功させる上でとても大切なプロセスです。

この段階では、準備段階で明確でなかった部分を中心に、改めてビジネス日本語研修の全体像や目標などを細かく研修受講予定者と共有します。そして、この研修が実際の業務とどう関連づけられ、企業の業績のみならず、受講者自身へのキャリアップ、人事評価にどう反映するかまで伝えれると、研修の動機付けとしては高い効果が期待できます。

研修実施中について

研修開始後、問題なく進められるよう、研修担当者の方がやるべき２つの大事なことについて確認していきます。

【11】研修内容、受講態度の共有依頼
【12】日本語教師、現場上司、研修受講者との定期的なやりとり

【11】研修内容や外国人受講生の受講態度の共有依頼

研修実施中の研修内容や研修受講者の学習態度などの課題について、企業側としても把握しておく必要があります。そのため、研修が始まる直前のタスクになりますが、研修機関に対して研修内容をフィードバックしてもらうよう、依頼しておくとよいでしょう。

概ね多くの研修機関は、毎回の研修内容や外国人受講生の態度などを記録していますし、その内容を毎回報告します。そのような情報から、研修全体の課題や、受講者個人ごとの課題など把握し、随時改善対応を研修会社側とも相談すると良いでしょう。

【12】日本語教師、現場上司、研修受講者との定期的なやりとり

実施された研修内容を定期的に確認し、研修担当の日本語教師や受講者とコミュニケーションをとることで、課題を明確に把握することができるので、効果が見込める研修にすることができます。またその情報を現場上司とやりとりすることで、実際の業務での成長や課題などを把握する事が可能になります。

研修後

このようにして、ついに予定されていた研修が満了となりました。研修のクロージングとして、最後に2つの項目を確認したいと思います。

【13】研修受講生へのフィードバック
【14】受講生へのフィードバック

【13】研修受講生へのフィードバック

各コマのビジネス日本語研修を終えたタイミングで、研修受講者本人へのフィードバックを日本語研修業者へ依頼をしてください。今回の研修のあと、具体的にどのような課題が残っていて、それを乗り越えるために、どういった学習が求められるのか、専門的なアドバイスを受けるべきです。日本語教育機関によっては、学習進捗シートなどを共有し、分野別の課題などを明示してくれる場合もあります。

【14】企業側へのフィードバック

外国人従業員を多く抱えている企業が課題としているのは、「外国人のビジネス日本語力野向上」だけでは決してありません。外国人従業員の定着や活躍を支えるためにもう一つ重要な要素となるのが、「外国人従業員へのフォローアップ」「外国人雇用企業の組織としてのありかた」等です。これは外国人従業員とともに働く日本人従業員のあり方の見直しです。

例えば、研修が終わったタイミングで、こういった課題について日本語研修機関に相談したり、アドバイスを受けておくことは中長期的にとても有効です。

おわりに

日本語教育機関にビジネス日本語研修を依頼する場合、企業として知っておくべきポイントについて、幅広く紹介をさせていただきました。弊社でサービス提供をしている日本語オンラインスクールではビジネス向けの日本語研修をメインで取り扱っており、受講者の現場ニーズにマッチしたカスタマイズレッスンのご提供も可能ですので、外国人向けのビジネス日本語研修を検討中でしたらぜひ弊社までお問い合わせをいただけますと幸いです。

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