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外国人社員のビジネス文章作成能力を向上させる方法

2023年7月24日 公開

外国人従業員を採用した人事担当者からよくお受けする悩みの1つで
「日本語は流暢に話せるのに、ビジネス文書やメール作成能力が低い・・・」
といったような外国人社員の書類作成の精度に関するものがあります。例えば、ビジネス文書に口語が混ざっていたり、敬語を間違って使っていたり、何を伝えたいのかがわからない、誤解を招くような書類になってしまうことがあるようです。

今回の記事では、外国人社員の日本語ビジネス文章の作成能力を向上させるにはどのようにすれば良いかを紹介していきます。

外国人社員の文章作成能力を向上させるためにかならず習慣づけること

まず基本として、必ず習慣づけることとして、外国人社員に自分自身で書類作成をしてもらい、その内容に対して上長や人事の方が添削、良い点や悪い点を都度フィードバックしてあげる形が一番良い方法ではないでしょうか。

文章というのは、それぞれ「目的」があり、「誰宛に書くのか」という事をキチンと理解していなければ適切な文章を書く事が出来ません。希望した内容とは別の内容の書類が出来上がってしまう場合、もしかしたら依頼する段階で文章作成の目的が伝わっていない可能性があります。文章作成をお願いする際には、「どんな目的で」「誰宛に書くのか」を明確に伝え、理解をしてもらいましょう。

そして、最後に「どんな目的の書類ですか？」「誰宛に書く文章ですか？」と具体的に質問するなどして、相手の理解を確かめてみると良いでしょう。「わかりましたか？」と質問すると、多くの方が「わかりました」と回答するので、少ししつこく感じますが、こういった質問をすることで出来上がりの文書の質が変わってきます。

また、外国人社員に文書作成の課題を提出し、日本語の表現や書き方を添削してあげると文章作成スキルは確実に向上します。但し、こういったやりとりは、本来の業務外のことであるため継続して行える環境や人員が用意できるかといった問題があります。

特に業務時間などの時間的な制約がある場合は、オンラインでの日本語研修サービスなど、ビジネス日本語の文章作成をまなべるレッスンを受講するなど時間と場所にとらわれずに利用出来る研修がおすすめです。

外国人労働者向け ビジネス文書・メール作成研修はどのようなアプローチが必要か

次に外国人労働者向けに、ビジネス文書・ビジネスメールが正しく作成できるスキルを強化するためのアプローチについて紹介をしていきます。

当たり前の話ですが、外国人労働者にとって、相手や状況・要件によって文書の形式が変わる「ビジネス文書」を正しく作成することは難しいものがあります。正しいルールを改めて理解しつつ実践を繰り返すことでスキルを身に付けていくことが重要です。

研修では、まず「書き言葉」における正しい日本語の表記方法を理解します。その上で、相手にとってわかりやすい文章のコツや、社内文書・社外文書・メールの正しいフォーマットを確認します。最後に研修内で学んだことを演習で実践することで、自身の課題を把握・改善していくことができます。

ビジネス日本語文書作成の基本学習1

間違ったビジネス文書を作成しないために、正しい日本語の使い方を改めて確認し、学習をしていきます。例えば、外国人従業員で間違え易い表記揃えについてです。

「です・ますたい体」
「だ・であるたい体」
「数字やカタカナ語もそろえる」

これらが文章内に混在しないよう表記を揃える様に文章をライティングすることを学習してもらいます。また、文章内は話し言葉ではなく、書き言葉で作成するように注意してもらいます。

ビジネス日本語文書作成の基本学習2

間違った日本語文書を書かない事ばかりに集中をしすぎることで、読み手を意識していないわかりづらい文章になってしまうことがあります。ビジネス文章では特に目的・伝えたい意図を明確にした上で、相手にとってわかりやすい文章を作成することが大切です。

わかりやすい文書を書く為に以下3点を明確にします。

(1)何の目的で書くか
(2)誰に書くか
(3)どのように書くか

日本語ビジネス文章の実践について

以上、述べてきたビジネス日本語文書の基本をおさえた上で、次は実務で作成する必要のある社内文書・社外文書のフォーマットやルールを理解してもらう研修が必要です。業界業種によってビジネス文書の体裁やルールも異なることがあるので、実務に即した形でしっかりと研修をすることが必要です。

特に重要なポイントを以下に記載します。

• 社内文書の種類と特徴
• 社内文書の基本フォーマット
• 表記上のルール [文字サイズ/フォント野種類]
• 作成する際は、全てメモやアウトラインを書き出すことから始める
• 報告書 [事実と意見は区別する/所感は「具体的・客観的・論理的」に書く]
• 日本人の同僚や上司に文章のレビューをしてもらい、誤りを修正する（大事です）
• 社外文書の種類と特徴 [お礼状/催促状/督促状/謝罪文など]

まとめ

日本語オンラインスクールでは、外国人従業員へのビジネス日本語文章作成能力を向上させるためのカスタマイズレッスンもご相談可能ですので、ぜひ気軽にお問い合わせをいただけましたら幸いです。

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