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外国人社員に伝えたい！「ビジネス日本語は難しくない」

2021年5月29日 公開

企業で働くには、相手とのコミュニケーションが必要不可欠です。日本語のレッスンや会社の研修を受けたとしても、ビジネス独特の表現やビジネスマナーなど、社会で必要な能力を身につけることは難しいでしょう。

「敬語の使い方に不安がある」「仕事中にうまくコミュニケーションがとれない」などは、外国人社員や新入社員の多くが感じる悩みです。この記事を読むと、ビジネスシーンで気をつけることや学習すべきことがわかり、よりよい人間関係を築くことができますよ。今回は、「ビジネス日本語の難しさ」についてお伝えします。

ビジネス日本語とは

ビジネス日本語とは、ビジネスシーンでのコミュニケーションに使われる日本語のことです。
日本のビジネス社会には、独特の言葉遣いや立ち振る舞いがあります。そのため、日常会話ができても、ビジネスシーンに対応できるとは限りません。

ビジネスマナーを理解し、その場に合った行動をすることや、上司の指示を理解することが求められるのです。日本のビジネス社会で働こうとする人は、ビジネス日本語を身につける必要がありますよ。

ビジネス日本語が難しい理由

ビジネス日本語は、慣れない人には難しいと感じるでしょう。なぜなら、日本独特の表現や行動が求められるからです。ここでは「ビジネス日本語がなぜ難しいのか」を2つの観点からお伝えします。

日本人は本音と建前を使い分ける

日本人には、本音と建て前を使い分けるという特徴があります。本音は、心に抱く嘘のない気持ちのことですが、日本人はあまり本音を言いません。一方、建前とは表向きの意見のことで、本心でない場合が多いです。

たとえば、何かを断るとき「いいえ」とはっきり言う日本人が少ないのは、相手を不快させないための配慮なのです。決して嘘をついているのではありませんよ。「少し考えます」や「検討させてください」という遠回しな表現を耳にしたことがあるでしょう。

このように日本人と会話していると、非常に本音が見えにくいです。本音と建前がある社会に慣れていないと、ビジネスシーンで相手の考えを読み取ることは難しいといえます。

相手との関係や場面に合わせた日本語を話す必要がある

プライベートでは気にすることの少ない言葉遣いですが、日本のビジネス社会においては、時と場合に応じて言葉を使い分けなければなりません。

たとえば、目上の人と話すときには敬語を使います。また、直接の会話や電話では話し言葉を使いますが、メールや文章上では書き言葉を使う必要があります。このように相手や場面によって使い分けを求められるのも、ビジネス日本語の難しいところです。

体系的なインプット×実務密着のアウトプットでビジネス日本語を鍛える

日本特有のビジネスコミュニケーション力を鍛えるには、体系的なインプットと実務に密接したアウトプットが必要です。外国人社員が活躍する企業には、研修や自主学習を通して学んだ内容を社員がアウトプットできる施策を設けている企業が多数。

日本語ディスカッション講座やメンター制度、社員との交流会などできることから始めてみるとよいでしょう。下記資料では、各社が外国人社員のビジネス日本語向上のために取り組んでいる施策をまとめています。自社で取り組みやすいよう事例と解説をより詳しく紹介しておりますので、よろしければご参考ください。

シチュエーション別　ビジネス日本語の必要性

敬語の使い方

ビジネスシーンでは、年齢や経験が違うなど、さまざまな人との関わりがありますよね。敬語は相手に敬意を込めて使う言葉で、3通りあります。

業務中は、言葉全体を丁寧に表現した「丁寧語」を常用することが望ましいでしょう。さらに、目上の人や会社外の人に対しては、相手を上にした表現の尊敬語を使います。また、自分の行動や意志を伝える際は、へりくだった表現の謙譲語を使います。

敬語と言っても、場面に応じて細かな使い分けが必要なのですね。

電話対応

電話はお互いの顔が見えないため、受話器口の応対で人柄を判断されます。もちろんジェスチャーは使えず、言葉のみで的確に用件を伝達するスキルが必要なため、慣れていない外国人社員は苦労するかもしれません。

相手に良い印象を与えるには、普段以上に声色や話し方に気を付けましょう。たとえば、普段より1トーン高い声で話すこと、聞き取ってもらえるようにゆっくり話すことを意識すると、より丁寧な印象を与えられますよ。

プレゼン

プレゼンテーションは、ビジネスにおいて自分の意見や提案を発表し、採用してもらうための方法です。人前で話すという行為は非常に緊張しますよね。ビジネス日本語に不慣れなうちは、相手を惹きつける以前に、相手に意味が伝わるプレゼンにしなくてはなりません。

的確な日本語表現になっているか、敬語が間違っていないかを何度も確認しましょう。資料を揃えることも大切ですが、スムーズに話す練習を重ねることが必要不可欠ですよ。

メール・資料作成

メールや資料作成の際には、書き言葉を使います。本音と建前について先述しましたが、書き言葉において建前の多い遠回しな表現をすると、結論が伝わらない場合もあります。文字から情報を読み取ってもらうには、適格な言葉で伝える必要があるのです。

しかし、文章だからと言って本音を書きすぎるのはよくありません。相手に失礼の無いようにビジネスマナーを守りつつ、端的に要点をまとめ、伝わりやすい表現をしましょう。

社会人として知っておくと良いビジネス用語まとめ

報連相

「報連相」とは「報告・連絡・相談」の略で、業務を円滑に進めるために不可欠な3つの行動を表しています。必要な情報を漏れなく共有していくことで、ビジネス社会において基本である「報連相」をしっかりと身につけましょう。

前株／後株

「株式会社○○」のように株式会社が前にある場合は前株（まえかぶ）、「○○株式会社」のように株式会社が後にある場合は後株（あとかぶ）と表現します。領収書の宛名書きや電話での応対の際に使われることが多いため、覚えておきましょう。

タスク

ビジネス用語でのタスクとは、行うべき作業のことです。業務全般ではなく、業務を完了させるための細かな作業を指しますよ。いくつかの作業を同時に進めることはマルチタスク、1つの作業だけを進めることはシングルタスクと呼びます。

フィードバック

フィードバックとは、業務内容や行動の改善を目的に結果を評価し、その実行者に伝えていくことです。ビジネスシーンでは、上司と部下の間や企業と消費者の間など、さまざまな場面で行われています。上司と部下の間のものは、人材育成のためと考えられており、とくに外国人社員や新入社員はフィードバックを受ける機会が多いでしょう。

コンプライアンス

コンプライアンスは「法令順守」という意味で、現代社会において非常に重要視されているものです。法律を守ることはもちろん、社内規則や社会のルールを順守するという意味でもあります。