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ポイントを絞って、わかりやすく相手に説明する【個人向け学習方法】
2024年4月8日 公開
こんにちは、代表の村元です。日頃より日本語オンラインレッスンを行なっておりますが、特に日本語レベルが、N2、N1のビジネスレベルの方は、日本人社員やお取引先企業とのコミュニケーションの場において、「説明が長い」「結局何が言いたいのか？」という印象を相手に持たれてしまうことがあるから改善したいというリクエストをいただくことがあります。
このような悩みをお持ちの方は、一番言いたいこと、主張はしっかりとお持ちであるが、説明、伝える順番を変えることにより、改善することができるので、本日は、個人でもできる、「わかりやすい説明の順序と練習」というテーマで、コラムを作成しました。
このようなニーズをお持ちの個人の学習者におすすめです。
・説明内容をそのまま読むではなく、ポイントを絞って、わかりやすく説明したい。
・自分の観点を相手にわかりやすく伝え、説得できるようになりたい。
・簡潔で理解しやすいメールを書きたい
わかりやすいシンプルな説明の順番としては２パターンがあり、
パターン１「全体→部分/詳細(具体的な内容)」
パターン２「結論→根拠/詳細(具体的な内容)」
の順番です。
パターン１「全体→部分/詳細」は、まず最初に全体的な大枠の話をしてから、その後、細部、部分的な詳細の話をしましょうという順番です。※イメージ
パターン２「結論→根拠/詳細」は、これも同様に、まず最初に結論を話してから、その後、根拠・詳細の話をしましょうという順番です。※イメージ
しかし、わかりにくい説明になっている主な原因としては、部分/詳細→全体の説明の順番になってしまっていたり、根拠/詳細→結論の順番になってしまっているケースが考えられます。
説明の順番を改善することにより、シンプルでわかりやすい内容になります。
パターン1【全体→部分】の説明順序
パターン１「全体→部分/詳細」は、まず最初に全体的な大枠の話をしてから、その後、細部、部分的な詳細の話をしましょうという順番です。こちらでは、イメージ画像を使いながら、練習をしていきましょう。
１、全体：３つの段階についての説明▶︎今回のプロジェクトは主に、３段階あります。第一段階は全体計画、第二段階はシステム基本計画、第三段階はシステム導入支援、となります。
２、具体的内容：各段階(1-3)の実施内容についての説明▶︎各段階の具体的な実施内容についてご説明しますと、第一段階の全体計画については、問題点ネットワーク図〜です。第二段階のシステム基本計画については、システム概念図〜です。第三段階のシステム導入支援については、詳細業務フロー図〜となります。
こちらのプロジェクトの全体の流れと各段階の具体的内容について説明してみましょう！
１、全体：4つの段階についての説明▶︎今回のプロジェクトの流れは、4つあります。まず(1つ目は）計画、次に(2つ目は）構築、そして(3つ目は）稼働準備、最後に(4つ目は）定着化となります。
２、具体的内容：各段階(1-4)の実施内容についての説明▶︎各段階の具体的な実施内容についてご説明しますと、計画については、プロジェクトの目的、範囲を確定し、〜 となります。構築については、導入担当メンバーへのトレーニング〜となります。稼働準備については、現行システムからのデータ移行〜となります。そして定着化については、〜となります。
ヒント：流れとしては、１、記事作成全体のスケジュール ２、具体的な業務の内容とそのスケジュールについての説明となります。→記事作成の全体スケジュールは、1月開始〜10月終了を予定しています。それぞれのタスクについてのスケジュールですが、情報収集は、1月〜3月、記事案作成は、4月〜7月、コピーチェックは8月、修正は９〜10月となります。
パターン2【結論→根拠】の説明順序
「まず最初に結論を話してから、その後、根拠・詳細の話をしましょうという順番です。こちらでは、イメージ画像を使いながら、練習をしていきましょう。
考え方としては、まず１、結論を明確にしましょう。２、その結論の根拠となる理由を整理しましょう。
・総武線が遅れている。なぜなら総武線を使っている鈴木さん、佐藤さんの2人が遅刻しているから。
・案件テーブルの更新処理が遅くなっている。理由としては、案件テーブルのデータ更新をしている案件登録と案件クローズの処理が悪くなっているから。
こちらも同じように考え方としては、まず１、結論を明確にしましょう。２、その結論の根拠となる理由を整理しましょう。
結論：スマホでネットをする時間が長いほど、平均正答率は下がる傾向にある。理由：スマホを持っていない、または利用が30分未満の人の正答率は65%だが、利用時間が長いほど正答率が徐々に下がっていき、4時間以上の人は50%程度となっているため。
まとめ
いかがでしたでしょうか？本日の内容をまとめるとシンプルでわかりやすい説明をする順番としては主に2つありましたね。パターン１「全体→部分/詳細」は、まず最初に全体的な大枠の話をしてから、その後、細部、部分的な詳細の話をしましょうという順番です。パターン２「結論→根拠/詳細」は、これも同様に、まず最初に結論を話してから、その後、根拠・詳細の話をしましょうという順番です。
普段の仕事でも説明の順番を意識しながら、コミュニケーションをとる練習をぜひしてみてください。