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外国人社員とのミスコミュニケーションを防ぐ鉄則とは！？
2022年11月25日 公開
外国人社員を職場に受け入れで多くの企業が心配していることのひとつに、日本語でのコミュニケーションの問題があります。
外国人社員が職場の日本人社員や取引先とのコミュニケーションが円滑におこなえない場合、思わぬ認識齟齬によりトラブルが起きたり、職場内の人間関係の悪化を招いたりもします。
この記事では日本人社員が外国人社員とのコミュニケーションを円滑にするために必要不可欠な注意点について説明をしていきます。これから外国人社員を受け入れる担当者や教育係、人事担当の方に少しでも役に立てれば幸いです。
▼外国人の日本語力だけが問題ではないことも
外国人社員と日本人社員との間で言った言わないなどのトラブルが発生した時、 必ずしも外国人社員の日本語力が原因とは限りません。当然の事ですが日本人間でのコミュニケーションにおいてもどちらかの説明不足であったり、理解不足等によって認識齟齬は十分に起こりうるからです。つまり、認識違いが起きた時に、外国人側が日本語を理解しきれなかったと、はじめから先入観で決めつけてしまわないように注意することが大事です。
▼実際に目の当たりにしたコミュニケーションのトラブル事例
外国人社員とのコミュニケーションにおける認識齟齬のよくある原因の一つとして日本人側が5w1hが抜け落ちたコミュニケーションをしていることが多々あります。
実例として、筆者が職場で見たケースを紹介させていただきます。
日本人上司が部下の外国人社員にクライアントに企画提案があるので会議をセットするように指示を出していました。その後、数日経っても会議日程の報告がなかったので上司が外国人社員に確認をしたところ、まだ取引先に連絡をしていなかったとの事でした。
上司から注意を受けた外国人社員は急いでクライアント先との会議日程を調整をしたものの、クライアント側に自社まで来てもらうよう間違った連絡もしてしまいました。クライアントに企画提案をするのに呼びつけるとは何事だ！と外国人社員は 上司から叱責を受ける結果となってしまいました。
▼ミスコミュニケーションを回避するには5w1hが鉄則
上記のケースでは外国人社員側にも非はあるものの、日本人上司の側として会議を遅くともいつまでにセットするべきなのかを伝えることと、どこで会議をするのかを部下である外国人社員に明確に伝える必要がありました。
中には、このような当たり前のことを1から10まで説明をしなければならないのかと思われる方もいらっしゃるかと思います。
ですが、外国人との会話で認識齟齬をおこなさないようにするためには「言わなくても分かるだろう」という前提は捨てて、常に5w1hを意識したコミュニケーションをすることが齟齬を防ぐための鉄則になります。
▼まとめ
外国人に対して業務を依頼する際、伝える内容にwhat(何)、 who(誰)、where(どこ)、when(いつ)、why(なぜ)、how(どのように)が欠落していないかどうかを確認することが重要です。
特に外国人の出身国によっては文化や国民性としてゆっくり・のんびりしている気質が仕事の現場でも出てしまう場合もあるため、「いつまでに何をやるか」についてはしっかり伝えることが特に注意したい点になります。
勿論、外国人側から日本人側へ報連相をしてもらう際も5w1hを心がけてもらうことで、きちんと報告や連絡、相談の内容が齟齬泣き明確になっているかどうかを確認することができるので、お互いが5w1hを心がけて丁寧なコミュニケーションをとることがトラブルを防ぐことができる最良の手段と言えるでしょう。