外国人社員に伝えたい!「ビジネス日本語は難しくない」

企業で働くには、相手とのコミュニケーションが必要不可欠です。日本語のレッスンや会社の研修を受けたとしても、ビジネス独特の表現やビジネスマナーなど、社会で必要な能力を身につけることは難しいでしょう。

「敬語の使い方に不安がある」「仕事中にうまくコミュニケーションがとれない」などは、外国人社員や新入社員の多くが感じる悩みです。この記事を読むと、ビジネスシーンで気をつけることや学習すべきことがわかり、よりよい人間関係を築くことができますよ。今回は、「ビジネス日本語の難しさ」についてお伝えします。

ビジネス日本語とは

ビジネス日本語とは、ビジネスシーンでのコミュニケーションに使われる日本語のことです。

日本のビジネス社会には、独特の言葉遣いや立ち振る舞いがあります。そのため、日常会話ができても、ビジネスシーンに対応できるとは限りません。

ビジネスマナーを理解し、その場に合った行動をすることや、上司の指示を理解することが求められるのです。日本のビジネス社会で働こうとする人は、ビジネス日本語を身につける必要がありますよ。

ビジネス日本語が難しい理由

ビジネス日本語は、慣れない人には難しいと感じるでしょう。なぜなら、日本独特の表現や行動が求められるからです。
ここでは「ビジネス日本語がなぜ難しいのか」を2つの観点からお伝えします。

●日本人は本音と建前を使い分ける

日本人には、本音と建て前を使い分けるという特徴があります。本音は、心に抱く嘘のない気持ちのことですが、日本人はあまり本音を言いません。一方、建前とは表向きの意見のことで、本心でない場合が多いです。

たとえば、何かを断るとき「いいえ」とはっきり言う日本人が少ないのは、相手を不快させないための配慮なのです。決して嘘をついているのではありませんよ。「少し考えます」や「検討させてください」という遠回しな表現を耳にしたことがあるでしょう。

このように日本人と会話していると、非常に本音が見えにくいです。本音と建前がある社会に慣れていないと、ビジネスシーンで相手の考えを読み取ることは難しいといえます。

●相手との関係や場面に合わせた日本語を話す必要がある

プライベートでは気にすることの少ない言葉遣いですが、日本のビジネス社会においては、時と場合に応じて言葉を使い分けなければなりません。

たとえば、目上の人と話すときには敬語を使います。また、直接の会話や電話では話し言葉を使いますが、メールや文章上では書き言葉を使う必要があります。このように相手や場面によって使い分けを求められるのも、ビジネス日本語の難しいところです。

シチュエーション別 ビジネス日本語の必要性

敬語の使い方

ビジネスシーンでは、年齢や経験が違うなど、さまざまな人との関わりがありますよね。敬語は相手に敬意を込めて使う言葉で、3通りあります。

業務中は、言葉全体を丁寧に表現した「丁寧語」を常用することが望ましいでしょう。さらに、目上の人や会社外の人に対しては、相手を上にした表現の尊敬語を使います。また、自分の行動や意志を伝える際は、へりくだった表現の謙譲語を使います。

敬語と言っても、場面に応じて細かな使い分けが必要なのですね。

電話対応

電話はお互いの顔が見えないため、受話器口の応対で人柄を判断されます。もちろんジェスチャーは使えず、言葉のみで的確に用件を伝達するスキルが必要なため、慣れていない外国人社員は苦労するかもしれません。

相手に良い印象を与えるには、普段以上に声色や話し方に気を付けましょう。たとえば、普段より1トーン高い声で話すこと、聞き取ってもらえるようにゆっくり話すことを意識すると、より丁寧な印象を与えられますよ。

プレゼン

プレゼンテーションは、ビジネスにおいて自分の意見や提案を発表し、採用してもらうための方法です。人前で話すという行為は非常に緊張しますよね。ビジネス日本語に不慣れなうちは、相手を惹きつける以前に、相手に意味が伝わるプレゼンにしなくてはなりません。

的確な日本語表現になっているか、敬語が間違っていないかを何度も確認しましょう。資料を揃えることも大切ですが、スムーズに話す練習を重ねることが必要不可欠ですよ。

メール・資料作成

メールや資料作成の際には、書き言葉を使います。
本音と建前について先述しましたが、書き言葉において建前の多い遠回しな表現をすると、結論が伝わらない場合もあります。文字から情報を読み取ってもらうには、適格な言葉で伝える必要があるのです。

しかし、文章だからと言って本音を書きすぎるのはよくありません。相手に失礼の無いようにビジネスマナーを守りつつ、端的に要点をまとめ、伝わりやすい表現をしましょう。

社会人として知っておくと良いビジネス用語まとめ

報連相

「報連相」とは「報告・連絡・相談」の略で、業務を円滑に進めるために不可欠な3つの行動を表しています。必要な情報を漏れなく共有していくことで、ビジネス社会において基本である「報連相」をしっかりと身につけましょう。

前株/後株

「株式会社○○」のように株式会社が前にある場合は前株(まえかぶ)、「○○株式会社」のように株式会社が後にある場合は後株(あとかぶ)と表現します。領収書の宛名書きや電話での応対の際に使われることが多いため、覚えておきましょう。

タスク

ビジネス用語でのタスクとは、行うべき作業のことです。業務全般ではなく、業務を完了させるための細かな作業を指しますよ。いくつかの作業を同時に進めることはマルチタスク、1つの作業だけを進めることはシングルタスクと呼びます。

フィードバック

フィードバックとは、業務内容や行動の改善を目的に結果を評価し、その実行者に伝えていくことです。ビジネスシーンでは、上司と部下の間や企業と消費者の間など、さまざまな場面で行われています。上司と部下の間のものは、人材育成のためと考えられており、とくに外国人社員や新入社員はフィードバックを受ける機会が多いでしょう。

コンプライアンス

コンプライアンスは「法令順守」という意味で、現代社会において非常に重要視されているものです。法律を守ることはもちろん、社内規則や社会のルールを順守するという意味でもあります。

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